Kdy mohou tabulky dobře fungovat
Pro několik málo auditů, jednoho koordinátora a jednoduchý checklist může tabulka nabídnout rychlý a známý způsob práce. Výhodou je nízká vstupní bariéra a možnost snadno upravit strukturu podle aktuální potřeby.
Volba nástroje
Interní audity v Excelu nebo specializovaném systému?
Tabulka může být pro menší rozsah interních auditů zcela dostačující. Rozdíl začíná být podstatný ve chvíli, kdy roste počet auditů, pracovišť, uživatelů, odpovědností a nápravných opatření a organizace potřebuje dlouhodobou historii a dohledatelnost.
Kdy roste provozní složitost
S větším rozsahem je potřeba řešit, která verze souboru je aktuální, kdo má provést další krok, kdy končí termín, kde je historie změn a jak spojit audit se zjištěním a následným opatřením. To už není problém samotné tabulky, ale koordinace procesu kolem ní.
Excel / tabulky vs. auditní systém
Srovnání neříká, že jeden nástroj je vždy správný. Ukazuje, jak se mění potřeby při růstu auditního procesu.
| Oblast | Excel / tabulky | Auditní systém |
|---|---|---|
| Checklist a výsledek auditu | Vhodné pro jednoduché formuláře a menší objem. | Auditní otázky a výsledky jsou součástí řízeného auditního záznamu. |
| Historie | Je potřeba řídit soubory, verze a archivaci. | Historie auditů a auditní stopa jsou součástí systému. |
| Role a oprávnění | Řídí se způsobem sdílení souborů a úložiště. | Role a oprávnění jsou součástí aplikačního modelu. |
| Odpovědnosti a termíny | Je nutné je sledovat v tabulce, e-mailu nebo dalších nástrojích. | Lze je navázat přímo na nápravné opatření. |
| Více uživatelů a pracovišť | S rostoucím počtem souborů a vlastníků roste potřeba koordinace. | Audity, role a scope lze spravovat v jednom prostředí. |
| Dohledatelnost | Závisí na disciplíně pojmenování, ukládání a předávání souborů. | Audit, zjištění, opatření a změny jsou propojené v aplikaci. |
| Reporting a trendy | Vyžadují vlastní konsolidaci a práci s daty. | Dashboardy a trendové statistiky pracují nad evidovanými audity. |
| Audit trail | Není přirozenou vlastností běžné tabulky. | Auditní stopa eviduje vybrané uživatelské a procesní změny. |
Kdy dává smysl přejít na specializovaný systém
Typickým impulzem není počet řádků v tabulce, ale rostoucí potřeba koordinovat více rolí, pracovišť a navazujících kroků. Pokud audit po vyhodnocení pokračuje přes zjištění, odpovědnost, termín, kontrolu splnění a reporting, specializovaný systém může snížit množství ruční koordinace.
Pokud vám tabulky přestávají stačit, podívejte se, jak stejný proces funguje v Audelis.
Audelis je on-premise systém pro řízení interních auditů ve zdravotnictví. Není náhradou metodiky auditu; pomáhá řídit a evidovat proces, který si organizace nastaví.